不斷的發現問題、解決問題是企業管理的具體內容,企業生產經營等各方面每天都會有很多日常工作,工作中總會因各種因素出現這樣或那樣的問題,這些問題如果能夠及時有效的解決,就會促進企業發展。如果解決不及時、方法不恰當,久而久之就會形成企業發展的阻礙。所以及時正確地解決企業管理中的各類問題非常重要。
魯西集團在幾十年的發展歷程中逐步建立了一套“發現問題—分析問題—解決問題”的機制,為企業的健康發展提供了有力保障。企業管理始終堅持以問題為導向,把發現問題、分析問題、解決問題的能力作為檢驗管理者的重要標準。要解決問題,首先要能發現問題,發現不了問題,就談不上解決問題;其次是要會分析問題;最后才能正確的解決問題。
主動發現問題是一名合格管理者的基本功。在日常工作中由于人員技能、經驗、道德修養、習慣、外界干擾、設備技術等多方面原因,常常會使工作中出現一些偏差和錯誤,從而降低了工作質量,甚至影響企業的正常運營。管理者必須要能夠及時主動去發現問題,絕不能等到形成事故后暴露問題。集團創造并發展了很多內部檢查方法,在企業的特定發展階段發揮了特別重要的作用。職能處室對企業的考核,每個職能處室根據職責對各企業工作進行檢查;處室互審從不同角度檢查處室的工作;企業間互查從不同的思想觀念看待同一個問題,尋找更好的做法;管理體系的內、外部審核,從法律律法規、標準規范的角度查找存在的問題。企業內部組織的各種檢查,快速、直接的查找企業自身工作的不足,這些獨創的體檢方式,實踐證明是行之有效的。
準確分析問題出現的根源。“事出必有因”,每一個問題的出現,都有內在的原因,真正弄明白一個問題,必須要深入分析其深層次的原因。要對問題的背景和過程進行了解,分析問題發生的周圍環境、人的因素、物的狀態等,借助魚刺圖、直方圖、雷達圖、折線圖等工具全面分析。必要時組織相關人員反復討論,集思廣益,避免盲目的下結論。根據問題的性質將問題分為嚴重不符合、一般不符合、觀察項三大類。
果斷迅速解決問題。問題的原因分析透了,就要針對問題的原因進行根治,一般不符合、嚴重不符合必須要制定整改措施,明確責任人和完成時間。利用信息化工具將各類問題上傳BPM系統,線上跟蹤落實問題整改效果。解決問題是處理問題的最后一個環節,也是最重要的環節,如果解決不好,問題依然存在,就會影響工作質量,也不能達到檢查的目的。為此,定期組織專項活動,開展對問題解決效果的落實再落實、監督再監督,加大落實與監督力度,抓死、抓實問題的解決效果。
人力資源與管理變革部劉月剛部長介紹了個事例。有一次總部職能部門對進出廠車輛檢查時,發現一運送甲苯的車輛車廂內夾帶水桶、沙袋,當即停車檢查,經稱重桶裝水、沙子1000多公斤,折合甲苯約合8000多元,該車輛擬過磅后再丟棄水和沙子,增加凈重,弄虛作假謀取不當利益。經分析問題的主要原因是:進出廠車輛過磅檢查要求不明確,檢查事項不具體;磅房監控有死角;職能部門對過磅環節日常檢查不嚴細,監督落實不到位。針對原因進行整改,按制度對車輛人員進行處罰、取消承運資格,并在過磅處公示,警示其他運輸車輛;增設監控攝像頭,覆蓋車廂內各個位置,延長錄像畫面保存時間;紀檢、保衛等職能部門每周檢查現場一次;修改《進出廠車輛檢查管理辦法》,明確檢查具體內容和要求。系統性地解決了此類問題。
魯西集團通過不斷地發現問題、分析問題、解決問題,螺旋式循環上升,持續改進提升企業管理水平,為企業的健康可持續發展夯實了管理基礎。